- A szervezés elején:
Az esküvőtök szervezésének kezdetén internet segítségével vagy személyes megkereséssel árajánlatokat fogtok bekérni különböző szolgáltatóktól. Nem mindegy azonban, hogy ezt miként teszitek.
Néhány szolgáltatónál kinn vannak nyílvánosan a vállalási árak így legalább 1 sorral kevesebb lesz az ajánlatkérő e-mail. Azonban ebben az esetben sem kerülhető el a telefonos vagy e-mailes pontosítás a ti elvárásaitokkal kapcsolatban.
Legyenek elképzeléseitek:
Senki se született úgy,hogy egy adott terület specialistája és ti se lehettek mindennel tisztában egy esküvővel kapcsolatban. Ha abszolút nincs senki aki segítsen a rokonságból esetleg a baráti társaságból akkor javaslok egy konzultációt egy esküvő szervezővel vagy látogassatok meg néhány esküvő kiállítást ahol rengeteg ötletet meríthettek és megalkothatjátok a saját elképzeléseteket.
( Mindig kérdést teszek fel magamnak 🙂 )
Miért fontos a saját elképzelés?
Ne elégedjetek meg azza, hogy a tavaly látott lakodalom vagy interneten talált képsorozat alapján „jó az úgy nekünk” esküvőt szervezzetek. Szánjátok rá az időt és alkossátok meg magatokban azt az elképzelést, amely legjobban illik hozzátok.
Fontos!
Nem a szüleiteknek kell megfeleljen az esküvőtök hanem NEKTEK. Ha rátaláltok egy szolgálatatóra és az elérhető információk alapján szimpatikusnak tűnik jöhet a következő fázis a kapcsolatfelvétel.
Mi legyen benne az ajánlatkérő e-mailben?
A következő felsorolásba azokat a pontokat vettem bele melyek általánosan fontosnak gondolok. Természetesen szolgáltató területenként más és más az információ igény egy korrekt ajánlat megírásához. Tehát akkor a teljesség igénye nélkül nézzük meg mit írjatok bele az árajánlat kérő e-mailbe / üzenetbe:
- Tárgymező: Nem tűnik fontosnak ám aki gyakran használ levelező rendszereket tudja, hogy könnyebb az e-mailek szűrése ennek segítségével. Pl: Árajánlatkérés esküvőre 20xx.xx.xx -Helyszín-
- Megszólítás: nagyon fontos, hogy a nevén szolítsátok a szolgáltatót és ne ,,Tisztelt Cím” megszólítást használjátok.
- Kezdeményező szakasz: Néhány sorban mutatkozz(atok) be és írj(atok) néhány sort magatokról, még egyszer a dátum és helyszín megjelölése és miért kerestétek őt fel. Ne tudjátok le egy árajánlatkérős e-maillel a fotóst – videóst- vőfélyt – zenekart- dekorosot. Nagyon jó benyomást kelt ha meg említitek honnan hallottatok róla, láttátok már a weboldalát , olvastátok a referenciáit stb.
- Információk, amelyeket ha nem adtok meg biztosan rá fognak kérdezni: Ezt a szakaszt nyugodtan lehet felsorolásszerűen leírni a könnyebb átláthatóság végett is. Amit mindenképp írj le:
- Dátum ( még egyszer nem zavaró)
- Helyszín: ha több helyszín van akkor részletezve
- Létszám: tervezett is elegendő. A pontos létszám csak aznap fog kiderülni.
- Fontos időpontok ( ha van már pontos akkor azokat de nyugodtan írhattok tervezeteket is): Vendégvárás, ceremóniák, étterembe – helyszínre érkezés, vacsora, és ha van valami oknál fogvan befejezés időpontja.
- Saját elképzeléseket foglaljátok össze néhány mondatba. Egyes eseményekkel kapcsolatban ha szükséges részletesebb leírást készítsetek, különleges kérések az adott szolgáltató felé.
- Tegyetek fel kérdéseket: Ha a bemutatkozójából nem világos valami itt megkérdezhetitek ha nem várhat a személyes vagy telefonos megbeszélésig. Ilyen kérdés lehet : szállás igény, milyen információra lenne még szüksége, hogyan zajlik nála a foglalás – szerződéskötés stb.
- Elköszönés és elérhetőségek: Legalább annyira fontos mint a megszólítás rész. Adjátok meg elérhetőségeiteket, amelyeken kapcsolatban léphet veletek. Ha kizárólag e-mailben szeretnétek az elején kommunikálni akkor azt mindenképp közöljétek. Kérhettek tőle segítséget ha már foglalt neki a dátum ajánljon maga helyett valakit vagy kifejezetten kérjétek, hogy nincs szükségetek ajánlásra mert több helyről kértek ajánlatot.
Nem véletlenül hagytam ki a felsorolásból az ár kérdést. Tisztában vagyok / vagyunk vele, hogy bár nem elsődleges de döntő szempont adott szolgáltató vállalási ára. Éppen ezért véleményem szerint az ajánlatkérés bátran kiegészíhető azzal, hogy adott szolgáltatóra mennyit szántok egy felső összeghatár megjelölésével. Szerintem se nem ciki se nem gáz, inkább könnyíti mindenki munkáját.
Mindent összegezve a lényeg:
Legyen saját elképzelésetek a nagy napotokról, nevén szólítsátok a szolgáltatót a kapcsolatfelvételkor nyíltan és őszintén kommunikáljatok . Ha már megkaptátok az ajánlatokt és kiválasztottátok azt akivel szerződni fogtok magam és a valamennyi szolgáltató nevében kérlek benneteket arra, hogy küldjetek visszajelzést a döntésetekről.